Il y a quelques décennies, rester dans une entreprise sur le long terme et parfois même toute sa vie était courant. De ce fait, les programmes traditionnels d’accueil et d’intégration de nouveaux employés se limitaient souvent à une brève présentation de l’entreprise et peut-être un discours du directeur général, suivis d’une multitude de formulaires et de documents à remplir.
Les travailleurs d’aujourd’hui ont tendance à passer d’une entreprise à une autre, à accepter des contrats à court terme, à travailler en tant qu’indépendants, jusqu’à trouver chaussure à leur pied.
Ainsi, un processus d’intégration rapide et efficace apparaît comme nécessaire afin d’optimiser du temps et donc de l’argent. Il peut être facile à mettre en place et à concevoir, en utilisant le ou les bons outils !
Qu’est-ce que l’intégration d’un nouveau collaborateur ?
L’intégration est la technique par laquelle les nouveaux collaborateurs acquièrent les connaissances, compétences et comportements nécessaires pour devenir des membres efficaces de l’organisation.
Il n’y a pas de consensus unique et clair sur les éléments à intégrer dans un plan d’intégration. Il varie selon les structures et les objectifs. Mais nous pouvons en relever des globaux :
• Les politiques de base de l’entreprise
• Les responsabilités et le rôle
• Les normes formelles et informelles de l’organisation
• Les relations avec les collègues et le sentiment de faire partie de l’équipe
Que doit comprendre un plan d’intégration des nouveaux salariés ?
Examinons plus en détail les différentes étapes du processus d’intégration et le contenu à inclure dans chacune d’elles.
Avant de commencer
• Envoyez tous les documents de pré-embauche par voie électronique (documents juridiques et contractuels, manuels de l’employé, cartes de stationnement pour le premier jour…).
• Programmez ce qui aura lieu au cours de la première semaine et ensuite (feuille de route).
• Préparez à l’avance son espace de travail (son ordinateur portable, ses logiciels, sa boîte mail, et son bureau) et informez l’équipe existante de son arrivée.
• Prévoyez des rencontres avec des contacts importants, pour ouvrir la voie à ses communications futures.
Le premier jour
• Faites une annonce générale dans le service que votre nouvel employé intègre puis envoyez un email à l’ensemble de la communauté.
• Organisez une visite des locaux
• Établissez le calendrier de la première semaine
• Attribuez éventuellement un mentor auquel il peut se référer
Au cours de la première semaine
• Passez en revue les procédures, règles, processus et normes importants
• Mettez à sa disposition le contenu ou les modules de formation qu’il doit suivre.
• Commencez la formation vers le deuxième jour.
• Effectuez un suivi à la fin de la semaine
• Prévoyez un point au bout de deux semaines.
Au cours des trois premiers mois
• Découvrez ce qui se passe bien dans sa formation et ce pour quoi il pourrait avoir besoin d’aide et de soutien.
• Obtenez un retour de la part des collègues qui travaillent avec lui et corrigez son parcours d’intégration si nécessaire.
• Encouragez l’indépendance en suivant votre programme d’intégration, accompagné d’une formation de qualité et d’un processus d’évaluation et de préparation.
• Fixez des objectifs de performance pour encourager l’implication.
Comment créer un plan de formation efficace pour un nouvel arrivant ?
La formation est une partie importante de tout programme d’intégration et elle prépare le terrain pour l’apprentissage qui sera dispensé tout au long de la carrière de l’employé :
Étape 1. Élaborez un plan de formation
Le contenu du plan d’intégration d’un nouvel employé est flexible mais peut généralement être divisé en deux parties principales :
• Une formation globale pour tous les nouveaux employés : Vous pouvez y inclure des modules sur la culture et la mission de l’entreprise, l’équipe de direction principale, le règlement, la sécurité, etc.
• Une formation spécifique pour un rôle précis : Il peut s’agir d’une formation sur les processus et systèmes pour un poste spécifique.
Le point essentiel ici est qu’il peut être long et coûteux d’intégrer et de former chaque nouvel employé en face à face (Ex : grandes organisations avec un taux de rotation élevé).
Un programme de formation asynchrone en e-learning pour les nouveaux arrivants utilisant présente de nombreux avantages dont :
• La disponibilité à la demande qui lui permet d’être consultable à tout moment
• Le côté réutilisable qui signifie qu’une formation créée une fois peut être utilisée pour tous les nouveaux employés, et personnalisée. Il est ainsi possible de créer plusieurs versions ou parcours selon les différents types d’employés.
Voici un exemple de cours d’initiation pour toutes les nouvelles arrivées en entreprise :
Exemple de cours d’initiation | |
Type de contenu | Description |
Vidéo de bienvenue | • Bref aperçu de l’entreprise – sa mission et quelques détails de base sur l’organisation • Description claire du nouveau rôle de l’employé • Accueil chaleureux et félicitations du PDG ou du président pour le nouveau poste |
Module d’introduction à l’entreprise | • Historique de la société • Mission et valeurs de l’entreprise • Culture d’entreprise • Management • Aperçu des produits/services fournis • Principaux concurrents sur le marché |
Module sur la conformité | • Normes de conduite personnelle (anti-harcèlement, etc.) • Mesures disciplinaires progressives • Sécurité |
Voyons maintenant un exemple de programme d’intégration d’une semaine pour des commerciaux :
Exemple de programme débutant représentant commercial | |
Buts et objectifs | • Étudier les étapes du processus de vente |
Connaissances et compétences | • Connaître les étapes du processus de vente, les objections, les questions ciblées et réponses et les techniques de conclusion des ventes. |
Outils | • Modèles de propositions commerciales, relevés d’appels, chats. Cours en ligne : « Caractéristiques, avantages et valeurs. Raisonnement », « Identification des besoins ». |
Coach | • Carole Graïc, chargée de développement |
Contrôle des connaissances | • Quiz en ligne : « Caractéristiques, avantages et valeurs. Raisonnement », « Identification des besoins ». • Évaluation des cas en face à face avec le responsable du département des ventes / le directeur commercial. • Décision de mise à l’essai d’un employé. |
Étape 2. Créez des supports d’apprentissage
Si vous démarrez dans la création de contenu e-learning, elle peut sembler une tâche ardue qui nécessite l’embauche d’un concepteur professionnel. Toutefois, grâce à un outil auteur simple et performant, vous pouvez créer vous-même des formations en ligne.
Par exemple, avec iSpring Suite, vous pouvez créer des cours attrayants sans aucune connaissance préalable en e-learning. Il s’agit d’un outil complet et facile à utiliser, pour créer des modules basés sur des diapositives, des quiz, des vidéos et enregistrements d’écran, des simulations de dialogue et des modules de microlearning.
Voyons quelques exemples d’éléments d’intégration pouvant être créés facilement avec iSpring Suite :
Vidéo
Que diriez-vous d’un message de bienvenue et d’introduction à l’aspect professionnel de la part du PDG ? Ou d’une présentation d’un responsable de service ? Elle offre une touche personnelle qui créera un lien avec l’employé.
Modules interactifs
Ils sont à la portée de tous et peuvent être créées rapidement et facilement. Ils conviennent pour approfondir des sujets tels que la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l’entreprise.
Un module interactif est un élément d’e-learning avec lequel l’utilisateur interagit, soit à l’aide de sa souris, soit via un écran tactile. Il peut s’agir de leçons rapides ou d’inclusions dans des modules plus longs permettant d’augmenter l’implication et l’assimilation des connaissances. Les modules interactifs peuvent être complexes et longs à créer, mais iSpring Suite rend leur création rapide et intuitive grâce à l’utilisation de modèles et d’éditeurs glisser-déposer.
Quiz
La meilleure façon de contrôler les connaissances de vos employés est de leur faire passer des quiz et des contrôles de connaissances.
Après avoir suivi le module, les employés ont à répondre à un quiz :
Étape 3. Transmettez le contenu à vos employés
Une fois que vous avez créé votre module d’intégration, il va falloir le diffuser. La solution est un système de gestion de l’apprentissage (LMS) comme Moodle, leader du marché mondial. E-learning Touch’ est Moodle Partner Officiel, vous pouvez les contacter pour obtenir une plateforme et ainsi créer et attribuer un parcours d’intégration.
Il est également possible de publier votre module sur iSpring Space, afin d’obtenir un lien URL et l’adresser par invitation mail aux personnes souhaitées.
Étape 4. Évaluez et améliorez
Il est très rare d’atteindre la perfection du premier coup, mais en utilisant les mesures réalisées par votre LMS en combinaison avec des enquêtes et évaluations, vous pouvez mesurer l’efficacité de votre programme et mettre en œuvre un processus d’amélioration continue (taux de réussite aux quiz et les taux d’achèvement de suivi des cours).
Vous avez maintenant une bonne idée de l’implication et de l’efficacité de votre programme !
