Le CHU de Brest (29) travaille depuis 2018-2019 avec E-learning Touch’ sur 2 versants : la plateforme de formation LMS Moodle, avec l’hébergement et la maintenance, ainsi que la production de modules e-learning avec iSpring, sous différents modèles :
• Production en interne au CHU et publication sur la plateforme,
• Gestion de projet au CHU et production des contenus par E-learning Touch’,
• Gestion des productions digital learning chez E-learning Touch’,
Le principal projet de ce témoignage concerne la structuration de l’accueil des nouveaux arrivants au sein du CHRU.
Nos interlocuteurs sont Christophe, responsable de la cellule multimédia de l’IFPS (Institut de Formation des Professionnels de Santé) du CHU de Brest, et Marie, ingénieure en prévention des risques professionnels au CHU depuis 4 ans. Elle exerce à la DRH à la cellule prévention, dans une équipe de 4 personnes : 2 ergonomes et 2 préventeurs risques professionnels.
Le choix du passage à la formation en ligne
« Nous souhaitions sécuriser l‘accueil des nouveaux arrivants, leur apporter un minimum de contenus pour se repérer et savoir où ils « mettent les pieds », les familiariser avec leur environnement de travail.
Nous avions des formations « accueil des nouveaux » au CHU mais qui posaient des difficultés, notamment l’été avec les départs en vacances et le fait de devoir libérer des agents pour les envoyer en formation.
Un groupe de travail pluridisciplinaire en interne a été créé, pour l’accueil des nouveaux arrivants au sein du CHU, et définir les contours de cette formation. Un premier livrable était un livret d’accueil prévention et hygiène. Nous avons souhaité aller plus loin avec le projet de transformation de cette formation en e-learning.
La volonté est de toucher le maximum, voire le 100% de nouveaux entrants, y compris médical et paramédical. La formation e-learning permet d’approcher cet objectif.
Dans l’équipe, composée de 3 équivalents temps plein, nous avons des compétences pour produire des modules e-learning. Nous avons aussi d’autres activités liées à la formation initiale, et ne pouvons pas être « sur tous les fronts » au même moment et répondre à tous les projets qui arrivent. C’est pour cette raison que nous faisons appel à E-learning Touch’ avec qui le CHU avait déjà une très bonne expérience. »
Le phasage des projets au CHU de Brest
« Le phasage de nos projets dépend des moyens qui leurs sont alloués. Notre équipe a pour mission principale la formation initiale des professionnels de santé et est centre d’appui à la pédagogie pour les formateurs de l’IFPS. Les gros projets sont liés à la formation continue pour les personnels du CHU. Ces projets ont besoin d’être soutenus par des ressources humaines et matérielles grâce à l’appui d’E-learning Touch’ qui connait bien le secteur de la santé.
Nous procédons de cette façon : Un interlocuteur de IFPS va rencontrer un commanditaire qui a un projet de formation. Nous rédigeons avec lui un pré-cahier des charges afin de bien évaluer ses besoins. Ensuite, nous avons une réunion de pré-projet en fonction des besoins exprimés. Nous avons soit la possibilité de répondre à ces besoins en interne, soit partiellement, soit totalement.
Pour la structuration de l’accueil des nouveaux arrivants, nous fonctionnions seulement en pilotage projet et coordination des experts, avec un chef de projet E-learning Touch’ qui se chargeait de la conception pédagogique et de la production des modules de formation.
Notre rôle était de faire le lien entre les différents experts, donc assister le pôle pédagogique E-learning Touch’ sur la partie calendrier du projet, faire des relances experts si nécessaire, et surtout sur la partie recettage. Nous avons pu relire les modules, réajuster entre ce qui avait été projeté au niveau du cahier des charges au départ, puis corriger si nécessaire.
Le calendrier était assez contraint et beaucoup de modules étaient à produire (pratiquement 3h10 de formation au total). Cela était quelque peu difficile, à cause de notre activité en parallèle. Nous avions l’échéance de mettre en musique cette formation à l’accueil de nos contractuels d’été, l’organisation mise en place a permis de faire aboutir le projet dans les délais impartis.. »
La réflexion et les choix autour du prestataire et des outils
E-learning Touch’, des facteurs de réussite
« Au départ, le lancement d’activité de formation en ligne pour la formation continue s’est fait par l’acquisition d’une plateforme LMS. Nous avons rédigé un appel d’offre auquel 3 sociétés ont répondu. E-learning Touch’ l’a remporté ! Concernant la maintenance et l’assistance, E-learning Touch’ propose un support en ligne très réactif. C’est une manière de pouvoir échanger plus facilement.
Il nous semblait aussi intéressant de continuer nos projets avec la même société. Le premier projet suivi par E-learning Touch’ (formation aux logiciels métiers, prescription médicamenteuse) a été une réussite. Au niveau de la plateforme, c’était aussi cohérent et pertinent.
Les liens se sont noués au fil des projets !
Il y avait aussi un atout de proximité, et de réactivité appréciée. »
iSpring, un outil auteur e-learning pour du développement en autonomie
« iSpring était un outil que deux d’entre nous avions déjà manipulé, par le biais du master MFEG (Métiers de la Formation en Economie et Gestion) de Rennes et du D.U Digital Learning Designer de l’université Paris Descartes. Le transfert des compétences à l’équipe s’est ensuite fait par un accompagnement à l’utilisation et une formation en interne. Cela était suffisant, car c’est en particulier la cellule multimédia qui prend en main la conception.
Au niveau de la phase du montage, pour avoir testé d’autres outils, ce qui est avantageux avec cet outil est la base PowerPoint. Toute la partie conception du storyboard peut être faite en autonomie par les experts, en ayant cadré au préalable le modèle e-learning et les attendus de production. Les relectures avec les experts se font sur la base d’un outil éditeur assez commun, et dont la prise en main n’est pas difficile. A priori tout le monde utilise un minimum PowerPoint et sait éditer du texte, utiliser quelques formes pour mettre en œuvre les attendus. Cette facilité nous intéresse d’autant plus que nous sommes tous équipés de la suite Microsoft. Nous pouvons tout à fait demander à un expert de travailler sur la partie storyboard en autonomie et reprendre avec lui les relectures.
Les autres outils demandent généralement d’avoir d’autres fichiers à côté : un Excel pour le script des voix, un Word pour la description du Storyboard, etc. iSpring permet l’édition du story-board, et une fois validé, nous pouvons passer au montage sur le même fichier. Cela est intéressant. »
Le LMS Moodle, un modèle avantageux pour dispenser de la formation à un gros potentiel de salariés
« Nous connaissions déjà Moodle car nous avons un Moodle UBO (Université de Bretagne Occidentale) santé pour nos formations initiales. La vocation de cette plateforme Moodle a deux publics : le public de la formation continue du CHU (tous les salariés) et le public de formation initiale aides-soignants qui n’est pas universitarisé, et n’a pas vocation à être hébergé sur la plateforme de l’université. Nous faisons d’une pierre deux coups, nous hébergeons de la formation continue et initiale.
Nous avions une petite expérience du fonctionnement de la plateforme et des repères pour la gestion de la plateforme, cela était une exigence.
Les contenus proposés sur la plateforme pour la formation continue sont uniquement des modules SCORM. Sur la partie formation initiale, les formateurs travaillent davantage des séquences pédagogiques en liant différents médias (textes, vidéos, images, modules SCORM). Cela est en fonction des choix pédagogiques des équipes de formateurs. Il y a aussi une question de maturité dans la construction des séquences. Tous nos formateurs ne sont pas forcément au même niveau. Notre rôle est de les accompagner vers des séquences pédagogiques davantage adaptées au support numérique. Pour la formation continue, nous sommes sur le format capsule, il n’y a pas d’interaction asynchrone et synchrone avec les étudiants. Nous produisons un contenu, nous le mettons à disposition, et nous invitons les salariés à aller le lire. Il s’agit du modèle le plus avantageux pour nous pour dispenser de la formation à un potentiel de plus de 1000 salariés par an. »
L’équipe d’E-learning Touch’, partenaire Premium d’iSpring et Moodle Partner Officiel, remercie grandement Christophe et Marie pour ce témoignage et la confiance accordée.
Contactez-nous à votre tour pour bénéficier de notre expertise pour digitaliser vos formations !
